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Simplifiez la gestion des notes de frais

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Vos reçus et justificatifs.

Simplifiez la gestion des notes de frais

La gestion de vos notes de frais est un casse-tête et vous prend trop de temps ? C’est le cas pour beaucoup d’entreprises mais cette tâche est pourtant indispensable tant pour la bonne marche de votre entreprise que pour la déductibilité des frais engagés du point de vue fiscal. Nous vous recommandons de suivre ces quelques conseils pour traiter vos frais et ceux de vos collaborateurs plus efficacement.

1- Traitez vos frais régulièrement

Les reçus et factures égarés constituent le premier problème dans la gestion des frais. N’attendez pas d’être relancé par votre comptable pour retrouvez vos justificatifs : c’est énervant pour tout le monde et cause une réelle perte de temps. Si vous avez des collaborateurs, exigez qu’ils déclarent leurs frais au fil de l’eau afin d’éviter tout dérapage. Evitez de leur accorder des avances sur frais trop importantes : cela les incitera à déclarer leurs dépenses plus rapidement.

 

2- Dématérialisez le traitement

Le classement de vos justificatifs demande une vraie rigueur. Afin de faciliter celui-ci, une bonne pratique consiste à les scanner au fur et à mesure et de classer les pdf dans un répertoire ad’hoc que vous définirez par exemple avec votre comptable. Vous éviterez ainsi les risques de perte ou de dégradation de vos documents. Ce dossier peut-être partagé avec votre expert-comptable pour plus d’efficacité.

 

3- Utilisez un logiciel adapté

Vous pouvez même aller plus loin en utilisant un logiciel adapté au traitement des frais : celui-ci assurera le processus de validation des frais collaborateurs, le classement de vos justificatifs et le rapprochement avec les opérations bancaires. Ils permettent de prendre une photo de votre justificatifs via votre smartphone, et de les envoyer directement dans votre applicatif de gestion parfois même via un simple email, ce que propose par exemple NetWips.

 

4- Evitez les ressaisies

Ces outils vous permettent de réels gains de productivité et évite les ressaisies fastidieuses et génératrices d’erreurs entre les récapitulatifs de frais fournis par vos collaborateurs sur des formulaires Word ou Excel. Vous fluidifiez ainsi le processus de traitement de vos frais.

 

5- Suivez vos frais

Enfin, afin d’assurer la maîtrise de vos frais, vous devez absolument les suivre au plus près : par collaborateur, par client, par projet, par nature. Vous pourrez ainsi rectifier rapidement le tir en cas de dérapage. Communiquez également des règles simples sur votre politique de remboursement (plafonds repas, taux de frais de remboursement des frais kilométriques, etc.) et le budget alloué. Là encore, un logiciel adapté vous rendra de précieux services puisque les rapports y sont souvent intégrés.

 

Si vous rencontrez ces problèmes dans la gestion de frais, essayez de mettre en place ces conseils dans votre entreprise. Vous ne devriez pas le regretter.

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