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Simplifiez la gestion de votre paperasse

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Simplifiez la gestion de votre paperasse

L’Etat nous promet régulièrement des mesures de simplification. Mais qu’ils soient numériques ou papiers, la gestion des documents administratifs (factures, notes de frais, charges sociales, taxes et impôts) reste souvent pénible et chronophage pour l’entrepreneur. Voici quelques conseils pour gérer au mieux l’ensemble de vos documents et ce avec le minimum d’efforts.

 

Organisez la réception de vos documents

Cela paraît évident mais il est important de s’organiser afin d’éviter d’être submergé et de passer un temps fou à retrouver ses documents pour reconstituer les opérations avec son comptable à chaque fin de période.

A réception ou à intervalle régulier, en fonction de leur nature (factures clients, achats, frais, impôts, taxes, etc.) et de leur statut (à payer, payé), les documents doivent être traités. Ce traitement peut être manuel ou mieux encore numérique avec des outils adaptés.

Utilisez des chemises ou des dossiers cartonnés ou rangez-les dans des dossiers spécifiques sur votre ordinateur ou sur des outils de partages en ligne tels que Dropbox, Google Drive, Onedrive ou encore le français Hubic. Faites une procédure simple et systématique : si le process est compliqué, vous allez commettre des erreurs, et ce d’autant plus s’il y d’autres personnes impliquées dans le traitement des documents.

 

Imposez-vous un rythme

En tout état de cause, ne laissez pas s’accumuler les papiers sans les trier au fur et à mesure. Cela ne doit vous prendre que quelques minutes par jour. Si vous estimez ne pouvoir (devoir) le faire qu’une seule fois par semaine, c’est tout à fait possible mais imposez-vous un rythme et respectez-le.

Si vraiment vous n’y arrivez pas ou si ce temps consacré vous empêche de faire votre métier et donc de faire rentrer du chiffre d’affaires, prenez un(e) assistant(e), si possible à temps partiel ou en freelance car vous n’avez sans doute pas besoin d’un temps plein immédiatement compte tenu des outils qui existent aujourd’hui.

Avant de recourir à un renfort, vérifiez l’offre logicielle disponible sur le marché qui vous convient le mieux et qui puisse vous aider dans votre gestion quotidienne. Ceux-ci sont de plus en plus adaptés à vos usages et vous simplifient réellement la vie.

 

Dématérialisez

En effet, outre les outils de partage généralistes que nous avons évoqués plus haut, il existe des logiciels en ligne spécialisés dédiés à la gestion et donc accessibles à distance : ainsi vous ne devrez pas attendre d’être au bureau pour procéder au traitement de vos frais de déplacement par exemple.

Des logiciels tels que NetWips vous permettent de gérer votre facturation en toute simplicité : le logiciel vous indique les devis en cours, les clients en retard de paiement et vous avertissent lorsqu’il est temps d’envoyer une facture. Dans le même ordre d’idée, vous pouvez envoyer vos frais ou vos factures fournisseurs directement par email vers le logiciel : ainsi vous retrouvez tous vos documents au même endroit facilement, classés par nature et par statut. Le logiciel vous envoie des notifications régulières sur les tâches en instance.

Vous passerez donc moins de temps dans votre gestion quotidienne mais également lorsque votre comptable aura besoin d’infos. Il pourra se connecter en ligne sans vous déranger.

Ces solutions sont extrêmement économiques car elles vous font économiser un temps important (le vôtre ou celui d’un éventuel assistant administratif) et vous fournissent des informations précieuses en temps réel qui vous permettent de réagir rapidement.

Avec un minimum d’organisation, on peut aujourd’hui gérer son entreprise sans y consacrer ni beaucoup de temps, ni beaucoup d’argent. Sans attendre la simplification promise par nos gouvernants, prenez les devants et mettez en place une organisation simple et performante dans votre propre entreprise.

 

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