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Les formalités d’embauche d’un salarié

Le point sur les formalités d'embauche en France

Les formalités d’embauche d’un salarié

L’accueil d’un nouveau salarié dans une entreprise implique différentes formalités obligatoires dont l’employeur doit s’acquitter s’il démarre seul son entreprise et embauche un salarié par la suite. S’il recrute un salarié dès le début de son activité, le centre de formalités des entreprises (CFE) prend en charge les démarches. Après l’étude du coût d’un salarié, NetWips fait le point sur les formalités d’embauche.


 

La DPAE, déclaration préalable à l’embauche

 

Quel est le principe de la DPAE ?

 
La DPAE, déclaration préalable à l’embauche, a remplacé la DUE, déclaration unique d’embauche depuis le 1er août 2011. Elle s’effectue en une seule fois auprès d’un interlocuteur unique, l’Urssaf. Elle facilite donc les démarches administratives des employeurs qui sont couverts en cas d’accident du travail du salarié. Ils bénéficient ainsi de tous leur droits à exonération éventuels et satisfont aux demandes des diverses administrations qui les contrôlent (les sanctions relatives au travail dissimulé sont ainsi évitées!). Grâce à la DPAE, tous les droits sociaux du salarié sont ouverts.

 

Quelles sont les formalités d’embauche couvertes par la DPAE ?

 
La DPAE permet d’effectuer les déclarations suivantes liées à l’embauche :
 
– l’immatriculation en qualité d’employeur au régime général de la Sécurité sociale s’il s’agit de l’embauche du premier salarié et d’ouverture ou d’acquisition d’une entreprise employant des salariés,
– l’immatriculation du salarié à la sécurité sociale,
– l’affiliation en qualité d’employeur auprès du régime d’assurance chômage,
– la demande d’adhésion à un service de santé au travail,
– la demande d’examen médical d’embauche.

 

Comment établir une DPAE ?

 
La DPAE est transmise dans un délai de 8 jours avant l’embauche à l’Urssaf ou à la caisse de MSA (dans le ressort desquels est situé l’établissement employeur) par courrier recommandé avec accusé de réception ou par télécopie. Ces organismes adressent un récépissé dans les 5 jours suivant la réception. Une copie de la DPAE ou du récépissé précité doit être remise au salarié. La déclaration peut être effectuée en ligne en se connectant sur le site net-entreprises.fr ou sur le site de l’Urssaf en ligne.
 
Elle comporte des éléments obligatoires à renseigner :
 
– la dénomination sociale (ou les noms et prénoms) et l’adresse de l’employeur,
– le code APE de l’entreprise,
– le numéro de Siren de l’entreprise, le numéro de SIRET de l’établissement,
– le service de santé au travail dont l’employeur dépend, s’il relève du régime général de la sécurité sociale,
– les coordonnées légales du salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale etc.),
– la date et l’heure d’embauche prévisibles,
– la nature, la durée du contrat et de la période d’essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

 

Les autres formalités à accomplir

 
Le chef d’entreprise doit s’acquitter de nombreuses formalités d’embauche. Parmi celles-ci :
 

L’immatriculation auprès d’une caisse de retraite complémentaire

 
Cette obligation s’applique au personnel cadre et non cadre. Lors de l’embauche de chaque salarié, l’employeur se charge des formalités d’affiliation du salarié concerné à la caisse relevant de l’Arrco ou de l’Agirc (pour le personnel cadre).

 

La rédaction d’un contrat de travail ou d’une lettre d’embauche

 
C’est obligatoire pour tout salarié embauché en CDD et recommandé pour les CDI. Pour se prémunir de tout risque juridique eu égard à la législation du travail, le recours à un expert-comptable est la bonne solution.

 

L’ouverture d’un registre unique du personnel

 
Dès la première embauche (et quel que soit l’effectif de l’établissement), l’employeur doit tenir un registre du personnel pour y inscrire les informations suivantes concernant chaque salarié dans l’ordre des embauches :
 
– identification du salarié : prénom, nom, date de naissance, nationalité,
– carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise,
– type de contrat : la nature du contrat doit être mentionnée avec précision
– pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail,
– pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés).
 
Ce registre peut être tenu sur support numérique. Les mentions portées sur ce registre doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire.

 

Les sanctions encourues en cas de non respect des formalités d’embauche

 
Le travail dissimulé est un délit. Lorsque l’employeur ne respecte pas les procédures (omission volontaire de la DPAE, absence de bulletins de salaires, absence de déclarations relatives aux salaires et aux cotisations sociales auprès des organismes de recouvrement), les sanctions sont de trois ordres.

 

Les sanctions administratives

 

Elles ciblent les réductions ou les exonérations de cotisations sociales dont bénéficiait l’employeur et sont alors annulées. L’établissement peut être fermé pour une durée maximale de trois mois et son exclusion des procédures de marchés publics peut être prononcée (5 ans maximum).

 

Les sanctions civiles

 
L’employeur peut faire l’objet d’un redressement de cotisations sociales dues sur la rémunération du salarié, que cette dernière soit versée ou due. Si le montant de la rémunération n’est pas connu, il est fixé à 6 fois le montant mensuel du SMIC.
 
Le salarié qui accepte un poste d’un employeur qui n’établit pas la DPAE ou de bulletins de paie encourt la suspension et le remboursement des indemnités chômage.

 

Les sanctions pénales

 
Les sanctions sont lourdes. Le Code du travail prévoit un emprisonnement de 3 ans et une amende de 45 000 € pour une personne physique et 225 000 € pour une personne morale. Le Code pénal réglemente les peines accessoires :
 
– interdiction d’exercer l’activité, soit définitive, soit pour une durée de 5 ans au plus,
– interdiction de direction et de gestion pour toute entreprise industrielle ou commerciale, de manière directe ou indirecte.
 
De nombreuses autres obligations relèvent de la responsabilité de l’employeur telle la visite médicale d’embauche. Des contraintes particulières pèsent sur les entreprises employant au moins 50 salariés. Faites-vous accompagner au début au moins car malgré la simplification promise depuis des années par nos élus, embaucher un salarié est une chose positive pour l’entreprise mais n’est pas dénué de risques.

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