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Encaisser ses factures rapidement

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Encaisser ses factures rapidement

Selon le dernier baromètre des pratiques de paiement publié par Atradius, le nombre  de défauts de paiement B2B en Europe de l’Ouest est toujours significatif  et devrait contribuer au maintien d’un niveau de défaillances nettement supérieur à celui de 2007.

Sachant que le poste client pèse environ 30 % de l’actif du bilan, mettre en place des outils simples et adaptés pour recouvrer rapidement vos factures est un enjeu primordial pour l’entreprise.

Vérifier la santé financière de ses clients

Avant de contractualiser ou même avant d’entamer une démarche de prospection identifiée, n’hésitez pas à vérifier la santé financière de vos contacts. La consultation de bases de données telles qu’Infogreffe.fr et Bodacc.fr, ou d’autres organismes spécialisés dans la collecte d’informations financières (Altares, Coface, Creditsafe, Societe.com…) permet de recueillir des renseignements utiles sur la santé financière des entreprises.

Vous pouvez souscrire à un abonnement qui vous permet de suivre et d’être alertés sur des changements de situations chez vos clients importants. Ces informations peuvent permettre de définir une limite de crédit à ne pas dépasser : la fameuse limite d’encours autorisé que nous vous conseillons de vérifier à l’émission de chaque facture.

Maîtriser les échéances de vos factures

Nous conseillons que vos conditions générales de vente (CGV) ne prévoient qu’un paiement au comptant, l’octroi d’un crédit client étant l’exception. N’omettez pas non plus d’indiquer sur vos factures les pénalités de retard applicables ainsi que les éventuelles clauses de réserve de propriété.

Dès que vous le pouvez, mettez en place la facturation d’un acompte afin de couvrir une partie des dépenses que vous allez devoir engager pour le compte de votre client. Et ne tardez pas pour facturer une prestation livrée à votre client.

Envoyer ses factures à temps

En effet, l’optimisation du cycle de facturation et de paiement est une source importante d’amélioration de la trésorerie et donc d’amélioration de votre BFR. Dans nombre d’entreprises, la livraison au client dans les délais est une priorité absolue. Pourquoi n’en serait-ce pas de même pour la facture ?

le WipBoard intégré à NetWips vous informe à chaque moment de ce qui est à livrer et à facturer à vos clients. La facture ne prend que quelques instants à préparer et à envoyer à votre client. Dès lors, pourquoi ne facturer qu’une fois par semaine ou par mois ?

Emettre des factures correctes

Attention également à la rédaction de vos factures et à vos conditions générales de vente. Bien souvent, ce sont des «détails» qui provoquent le rejet des factures par les clients. Afin d’éviter ce genre de désagréments et faire rentrer la trésorerie au plus vite, faites le point sur vos processus de facturation.

Avant tout, obtenez et conservez scrupuleusement l’accord formel de votre client, ne serait-ce qu’un email.

Vérifiez le bon de commande vos clients professionnels : l’absence du numéro de commande ou une adresse de facturation incomplète sont souvent une source de retard pour le règlement de vos factures.

Impliquer ses commerciaux

Au contact du terrain, le commercial est bien placé pour ressentir une potentielle dégradation de la santé de vos clients. Il doit également être informé par les indicateurs des retards de paiement ou dépassement d’encours du client, ce qui est par exemple le cas sur NetWips sur différentes pages de l’application.

Vous pouvez également imaginer de le commissionner, en tout ou partie, sur le chiffre d’affaires encaissé et non facturé. Cela le sensibilisera encore plus à l’effort de vigilance et de collecte.

Il est de plus en plus courant qu’une partie de sa rémunération variable soit indexée à des objectifs financiers d’amélioration de la qualité du poste client: baisse du nombre de litiges, diminution des créances échues et non payées, réduction des délais de paiement…

Relancer ses clients

Cela peut paraître évident mais pour encaisser en temps et en heure, il est nécessaire de facturer rapidement, correctement mais également de suivre scrupuleusement les règlements.

Or dans la majorité des cas, ce processus de suivi n’est pas intégré à la facturation. Régulièrement, vous travaillez à partir de fichiers Excel sur des états édités par votre comptable.

Or, s’appuyer sur des logiciels de gestion de factures tels que NetWips permet de rendre les processus de recouvrement plus efficaces. Vous êtes informés en permanence de tout retard sur le règlement de vos factures et vous gardez traces de la date d’envoi d’une facture ou d’une relance effectuée directement depuis l’application.

N’hésitez pas à envoyer un relevé régulier à vos clients : ils seront informés des échéances qui se présentent à eux et vous leur adressez un signal fort que vous suivez vos comptes.

Vous pouvez également en fonction de l’importance des factures appeler le client pour savoir s’il est satisfait de la prestation et s’il a bien reçu la facture et que celle-ci soit bien conforme aux attentes.

Il est important de systématiser le processus de recouvrement de vos factures car plus une créance est âgée, plus il est difficile de la recouvrer…

 

 

 

 

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